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Wo steht Ihr Büro in drei Jahren? Die Antwort sollte ein Plan sein.
Sie führen ein Unternehmen. Ihr Kalender sagt etwas anderes.
Kennen Sie Ihre KPIs? Oder nur Ihren Kontostand?
Menschen beauftragen Menschen. Wofür stehen Sie?
Aufträge aus Versehen sind kein Geschäftsmodell. Planbare schon.
Sie haben genug Leads. Sie konvertieren sie nur nicht.
Das Erstgespräch entscheidet. Nicht die Provision.
Vom Exposé bis zum Notartermin. Ohne Überraschungen.
Nach dem Notartermin ist vor dem nächsten Auftrag.
Gute Makler zu finden, ist schwer. Sie zu halten, ist schwerer.
Wenn Ihr Unternehmen wüsste, was es alles weiß …
Die richtigen Tools, sauber verbunden.
KI-Systeme? Selbstverständlich.
Wer Chaos automatisiert, bekommt nur schnelleres Chaos. Darum erst die Abläufe.
Ein Team, das nie schläft. Das letzte Wort hat Ihres.
Wenn Ihr Unternehmen wüsste, was es alles weiß …
Glossar
Vom Alleinauftrag bis zum KI-Agenten: kurz und verständlich erklärt.
Allgemeine Information und keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Stand: November 2026. Vor Verwendung im Einzelfall prüfen und erforderlichenfalls fachkundig prüfen lassen. Weitere Hinweise finden Sie in unseren Hinweisen zu Inhalten, Vorlagen und Haftung.
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Aufträge & Abgrenzungen
| Auftrag | Tätigkeitspflicht des Maklers | Weitere Makler erlaubt? | Eigenverkauf durch Eigentümer erlaubt? | Typische Laufzeit | Form / Besonderheit |
|---|---|---|---|---|---|
| Einfacher Maklerauftrag | Nein | Ja | Ja, ohne Provision | Unbefristet, in der Regel jederzeit kündbar | Bei Wohnung oder Einfamilienhaus: Textform (§ 656a BGB) |
| Alleinauftrag | Ja | Nein | Ja, in der Regel ohne Provision | Oft 3 bis 6 Monate; 6 Monate laut BGH regelmäßig angemessen | Auch in AGB möglich |
| Qualifizierter Alleinauftrag | Ja | Nein | Nein, Interessenten werden an den Makler verwiesen | Individuell vereinbart, oft wie beim Alleinauftrag | Nur per Individualvereinbarung, nicht wirksam in AGB |
Vereinfachte Übersicht. Was genau gilt, hängt vom einzelnen Vertrag ab.
Der Eigentümer beauftragt einen Makler, darf aber auch weitere Makler beauftragen und selbst verkaufen. Der Makler muss nicht tätig werden. Provision entsteht nur, wenn ein Vertrag durch seine Tätigkeit zustande kommt. Der Auftrag ist in der Regel jederzeit kündbar.
Rechtsgrundlage: § 652 BGB
Der Eigentümer beauftragt für eine bestimmte Zeit nur einen Makler. Im Gegenzug muss der Makler aktiv werden und sich um den Verkauf bemühen. Selbst verkaufen darf der Eigentümer in der Regel weiterhin, ohne Provision. Eine Bindung von sechs Monaten hält der BGH regelmäßig für angemessen.
Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 28.05.2020, I ZR 40/19
Ein Alleinauftrag mit zusätzlichen Pflichten für den Eigentümer: Er verkauft nicht selbst, verweist eigene Interessenten an den Makler und zieht ihn zu Verhandlungen hinzu. Diese Pflichten weichen vom gesetzlichen Leitbild des Maklervertrags ab. Sie können deshalb nur individuell vereinbart werden, nicht wirksam in AGB.
Grundlage: § 307 BGB, Rechtsprechung zur Hinzuziehungs- und Verweisungsklausel
Für einfache Maklerverträge gibt es keine feste Laufzeit. Bei Alleinaufträgen sind drei bis sechs Monate üblich. Eine automatische Verlängerung um jeweils drei Monate kann auch in AGB wirksam sein, wenn die Kündigungsmöglichkeit klar im Vertrag selbst geregelt ist.
Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 28.05.2020, I ZR 40/19
Provision
Die Vergütung des Maklers, oft ein Prozentsatz vom Kaufpreis. Sie entsteht nur bei Erfolg und nur, wenn drei Voraussetzungen vorliegen: ein wirksamer Hauptvertrag, etwa der Kaufvertrag, ein Nachweis oder eine Vermittlung durch den Makler und ein ursächlicher Zusammenhang zwischen beidem. Steht der Kaufvertrag unter einer aufschiebenden Bedingung, kann die Provision erst mit deren Eintritt verlangt werden. Auslagen bekommt der Makler nur ersetzt, wenn das vereinbart ist.
Rechtsgrundlage: § 652 BGB
Provision, die der Verkäufer als Auftraggeber an den Makler zahlt. Für Käufer ist das Angebot dann in der Regel provisionsfrei. Beim Verkauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses an einen Verbraucher gelten zusätzlich die Regeln zur Teilung und Weitergabe der Provision.
Rechtsgrundlage: §§ 652, 656c, 656d BGB
Provision, die der Käufer an den Makler zahlt. Beim Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses durch einen Verbraucher gilt: Ist der Makler für beide Seiten tätig, zahlen beide gleich viel. Gibt der Verkäufer Provision an den Käufer weiter, trägt der Käufer höchstens die Hälfte. Hat nur der Käufer den Makler beauftragt, etwa mit einem Suchauftrag, zahlt er die Provision allein.
Rechtsgrundlage: §§ 656b, 656c, 656d BGB
Seit dem 23. Dezember 2020 gilt beim Verkauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses an einen Verbraucher: Ist der Makler für Verkäufer und Käufer tätig, kann er Provision nur in gleicher Höhe von beiden verlangen. Arbeitet er für eine Seite unentgeltlich, kann er auch von der anderen nichts verlangen. Ein abweichender Maklervertrag ist unwirksam. Mehrfamilienhäuser, unbebaute Grundstücke und Gewerbeimmobilien sind nicht erfasst.
Rechtsgrundlage: §§ 656b, 656c BGB
Beim Verkauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses an einen Verbraucher gilt: Hat nur eine Seite einen Maklervertrag, kann sie Provision nur dann an die andere Seite weitergeben, wenn sie selbst mindestens gleich viel zahlt. Der Anteil der anderen Seite wird erst fällig, wenn die Zahlung des Auftraggebers nachgewiesen ist. Soll der Käufer alles tragen, ist die Vereinbarung nach dem BGH insgesamt unwirksam.
Rechtsgrundlage: § 656d BGB; BGH, Urteil vom 06.03.2025, I ZR 138/24
Ein Maklervertrag über den Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses braucht mindestens Textform. Eine E-Mail genügt, eine mündliche Absprache nicht. Das gilt unabhängig davon, ob der Käufer Verbraucher ist. Fehlt die Textform, ist der Vertrag in der Regel unwirksam und es besteht kein Provisionsanspruch.
Rechtsgrundlage: § 656a BGB, § 126b BGB
Der Begriff hat zwei Bedeutungen. Erstens die Aufteilung der Provision zwischen Käufer- und Verkäuferseite; beim Verkauf von Wohnung oder Einfamilienhaus an Verbraucher ist sie gesetzlich geregelt. Zweitens die interne Aufteilung zwischen Maklerunternehmen und Makler oder zwischen zwei Maklern in einem Gemeinschaftsgeschäft. Diese interne Aufteilung wird frei vereinbart.
Rechtsgrundlage (erste Bedeutung): §§ 656c, 656d BGB
Zwei Makler arbeiten bei einem Objekt zusammen, oft einer auf der Verkäufer- und einer auf der Käuferseite. Sie teilen die Provision nach einer vorher getroffenen Vereinbarung. Wichtig sind klare Absprachen: wer welche Aufgaben übernimmt, wer mit welchem Kunden spricht und wie geteilt wird.
Ein Tippgeber gibt einen Kontakt weiter, etwa den Hinweis auf einen Eigentümer, der verkaufen möchte. Er stellt nur die Verbindung zum Makler her und verhandelt nicht; dafür braucht er keine Erlaubnis nach § 34c GewO. Nennt er Interessenten dagegen selbst ein konkretes Objekt samt Vertragspartner oder verhandelt mit, kann er im Einzelfall als Makler gelten und braucht die Erlaubnis. Daten einer Person sollte er nur weitergeben, wenn sie vorher zugestimmt hat.
Rechtsgrundlage: § 34c GewO, Art. 6 DSGVO
Eine schriftliche Vereinbarung zwischen Makler und Tippgeber schafft Klarheit: was als Tipp zählt, wann die Provision fällig wird und wie hoch sie ist. Üblich ist, dass sie erst gezahlt wird, wenn aus dem Tipp ein Auftrag oder ein erfolgreicher Verkauf wird. Bei Privatpersonen sind gelegentliche Tippgeberprovisionen in der Regel sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG. Sie bleiben steuerfrei, wenn diese Einkünfte im Jahr unter 256 Euro liegen; ab 256 Euro ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Klären Sie steuerliche Fragen mit Ihrer Steuerberatung.
Rechtsgrundlage (Steuer): § 22 Nr. 3 EStG
Bei der Vermittlung von Mietwohnungen zahlt, wer den Makler beauftragt, in der Praxis meist der Vermieter. Vom Wohnungssuchenden darf der Makler nur Provision verlangen, wenn er die Wohnung ausschließlich wegen dessen Suchauftrag beim Vermieter einholt; dieser Vertrag braucht Textform. Verwaltet der Makler die Wohnung selbst, steht ihm nach dem BGH weder vom Mieter noch vom Vermieter eine Provision zu.
Rechtsgrundlage: § 2 Abs. 1, 1a und 2 WoVermittG; BGH, Urteil vom 21.05.2026, I ZR 224/25
Der Makler ist für Verkäufer und Käufer zugleich tätig. Das ist erlaubt, wenn es dem Vertrag nicht widerspricht und der Makler beiden Seiten gegenüber neutral bleibt. Ist er dem Vertrag zuwider für die andere Seite tätig, verliert er seinen Anspruch auf Provision. Beim Verkauf von Wohnung oder Einfamilienhaus an Verbraucher gilt zusätzlich der Halbteilungsgrundsatz.
Rechtsgrundlage: §§ 654, 656c BGB
Der Makler weist dem Kunden die Gelegenheit zum Abschluss eines Vertrags nach, in der Regel ein konkretes Objekt zusammen mit dem möglichen Vertragspartner. Der Kunde verhandelt dann selbst. Für die Provision reicht der Nachweis, wenn der Vertrag dadurch zustande kommt.
Rechtsgrundlage: § 652 BGB
Der Makler wirkt aktiv auf den künftigen Vertragspartner ein, um ihn zum Abschluss zu bewegen, etwa durch Verhandlungen über Preis und Bedingungen. Viele Maklerverträge umfassen Nachweis und Vermittlung. Welche Tätigkeit die Provision auslöst, regelt der Vertrag.
Rechtsgrundlage: § 652 BGB
Damit der Makler seinen Provisionsanspruch belegen kann, dokumentiert er Nachweis oder Vermittlung: welches Objekt er wem wann genannt hat, mit dem Eigentümer oder der verhandlungsberechtigten Person. Üblich sind eine Bestätigung des Interessenten, etwa eine unterschriebene Nachweisbestätigung oder eine E-Mail, sowie Belege über Erstkontakt, Exposé-Versand und Besichtigung. Der Zeitpunkt zählt: Kannte der Kunde die Gelegenheit schon vorher, fehlt in der Regel die Ursächlichkeit; diese Vorkenntnis muss allerdings der Kunde beweisen. Es hilft beiden Seiten, eine Vorkenntnis gleich beim ersten Kontakt zu klären.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Erstkontakt, Exposé-Versand und Bestätigungen automatisch mit Datum im CRM ablegen und fehlende Bestätigungen nachfassen.
Rechtsgrundlage: § 652 BGB
Der Makler sagt zu, ein Objekt für eine Zeit keinem anderen Interessenten anzubieten, oft gegen eine Gebühr. Der BGH hat 2023 entschieden: Eine solche Gebühr in AGB, die in keinem Fall zurückgezahlt wird, ist unwirksam; der Makler muss sie erstatten. Den Kaufvertrag ersetzt eine Reservierung nicht. Prüfen Sie solche Vereinbarungen deshalb im Einzelfall genau.
Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 20.04.2023, I ZR 113/22
Makleralltag
Die Gewinnung neuer Aufträge, vor allem von Eigentümern, die verkaufen oder vermieten möchten. Dazu gehören Empfehlungen, Werbung, Netzwerk, Bewertungsanfragen und der Kontakt zu früheren Kunden. Ohne Aufträge gibt es kein Angebot und keine Provision.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Anfragen rund um die Uhr beantworten, vorqualifizieren und Termine für das Eigentümergespräch vorschlagen.
Systematische Arbeit in einem festen Gebiet, etwa einem Stadtteil. Der Makler wird dort durch regelmäßige Präsenz bekannt: mit Marktberichten, Veranstaltungen, Briefen und persönlichen Kontakten. Ziel ist, bei Verkaufsabsichten im Gebiet früh angesprochen zu werden.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Marktberichte für das Gebiet vorbereiten, Kontakte pflegen und an fällige Aktionen erinnern.
Ein Netzwerk von Menschen, die regelmäßig mit Eigentümern zu tun haben, etwa Banken, Steuerberatungen, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe, Bestatter oder Anwaltskanzleien. Es entsteht durch persönliche Kontakte, verlässliche Arbeit und regelmäßigen Austausch, nicht durch einmalige Anfragen. Für manche Berufe gelten Grenzen: Rechtsanwälte und Steuerberater dürfen nach ihrem Berufsrecht keine Vorteile für die Vermittlung von Aufträgen geben oder annehmen, Notare dürfen keine Grundstücksgeschäfte vermitteln. Klären Sie vor jeder Vergütung, was für den jeweiligen Beruf gilt.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: An fällige Kontakte erinnern, Gespräche im CRM festhalten und Kontaktdaten aktuell halten.
Berufsrecht: § 49b Abs. 3 BRAO, § 9 StBerG, § 14 Abs. 4 BNotO
Das erste ausführliche Gespräch mit dem Eigentümer. Es geht um Ziele, Zeitrahmen, Preisvorstellung, Unterlagen und den Zustand der Immobilie. Am Ende steht idealerweise ein Auftrag mit abgestimmter Vermarktungsstrategie.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Unterlagen vorab anfordern, eine Gesprächsvorbereitung erstellen und die Notizen ins CRM übertragen.
Der Plan, wie eine Immobilie angeboten wird: Zielgruppe, Angebotspreis, Kanäle, Zeitplan und Art der Besichtigungen. Er wird mit dem Eigentümer abgestimmt und angepasst, wenn die Nachfrage es verlangt.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Anzeigentexte für verschiedene Kanäle entwerfen und die Nachfrage jede Woche für den Eigentümer zusammenfassen.
Eine Einschätzung des Marktwerts durch den Makler, oft im Rahmen der Akquise. Sie stützt sich auf Vergleichsobjekte, Lage, Zustand und Marktlage. Sie ist kein Verkehrswertgutachten. Für Erbschaft, Scheidung oder Gericht wird in der Regel ein Gutachten verlangt.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Vergleichsdaten zusammentragen und einen Entwurf der Bewertungsunterlage vorbereiten.
Ein ausführliches Gutachten über den Verkehrswert einer Immobilie, erstellt von Sachverständigen nach festgelegten Verfahren. Es wird zum Beispiel bei Erbschaft, Scheidung, Steuerfragen oder vor Gericht genutzt. Es ist kostenpflichtig und deutlich aufwendiger als eine Wertermittlung durch den Makler.
Die Erfassung aller Daten und Unterlagen einer Immobilie vor der Vermarktung: Flächen, Baujahr, Ausstattung, Grundbuchauszug, Energieausweis und bei Eigentumswohnungen auch Teilungserklärung und Protokolle der Eigentümerversammlung. Fehler an dieser Stelle wirken sich auf Exposé, Preis und Haftung aus.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Fehlende Unterlagen erkennen, beim Eigentümer anfordern und die Daten ins CRM übernehmen.
Die Beschreibung einer Immobilie für Interessenten, mit Fotos, Grundrissen, Lage, Daten und Preis. Alle Angaben müssen stimmen, und die Pflichtangaben zum Energieausweis gehören dazu. Ein gutes Exposé beantwortet die wichtigen Fragen, bevor sie gestellt werden.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Einen Textentwurf aus den Objektdaten erstellen. Ihr Team prüft und gibt frei.
Ein Dokument über den Energiebedarf oder -verbrauch eines Gebäudes. Liegt bei einer Anzeige in kommerziellen Medien ein Energieausweis vor, muss sie Pflichtangaben enthalten: Art des Ausweises, Energiebedarf oder -verbrauch, wesentlicher Energieträger der Heizung und bei Wohngebäuden Baujahr und Effizienzklasse. Verantwortlich sind Verkäufer, Vermieter und Makler, wenn sie die Anzeige aufgeben. Ab dem 1. Januar 2027 kommen weitere Angaben hinzu, etwa das Ausstellungsdatum des Ausweises.
Rechtsgrundlage: § 87 Gebäudeenergiegesetz (künftig Gebäudemodernisierungsgesetz)
Der Termin, bei dem Interessenten die Immobilie ansehen, einzeln oder als Sammeltermin. Gute Vorbereitung heißt: Unterlagen bereit, Fragen vorab geklärt, Rückmeldung danach eingeholt. Eine kurze Zusammenfassung an den Eigentümer nach jedem Termin schafft Vertrauen.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Termine koordinieren, Erinnerungen senden und Rückmeldungen der Interessenten einholen.
Eine bereits gebaute und genutzte Immobilie, im Unterschied zum Neubau. Bei Bestandsimmobilien sind Zustand, frühere Modernisierungen, vollständige Unterlagen und mögliche Sanierungspflichten wichtige Themen für Käufer und Finanzierung.
Ein Kaufvertrag über ein Grundstück, ein Haus oder eine Eigentumswohnung muss notariell beurkundet werden. Beim Notartermin wird der Vertrag vorgelesen, erläutert und unterschrieben. Käufer, die Verbraucher sind, sollen den Entwurf in der Regel zwei Wochen vorher erhalten.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Unterlagen für den Notar zusammenstellen, Termine abstimmen und alle Beteiligten erinnern.
Rechtsgrundlage: § 311b BGB, § 17 Abs. 2a BeurkG
Das Protokoll bei der Übergabe der Immobilie an Käufer oder Mieter. Es hält Zählerstände, übergebene Schlüssel, Zustand und Mängel fest. Unterschreiben beide Seiten, lassen sich spätere Streitfragen leichter klären.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Eine Vorlage vorbereiten, Fotos zuordnen und das Protokoll an alle Beteiligten senden.
Recht & Pflichten
Wer gewerbsmäßig Verträge über Grundstücke, Wohnräume oder gewerbliche Räume vermittelt oder die Gelegenheit dazu nachweist, braucht eine Erlaubnis. Zuständig ist je nach Bundesland zum Beispiel die IHK oder das Gewerbeamt. Voraussetzungen sind unter anderem Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse. Liegen sie vor, besteht ein Anspruch auf die Erlaubnis.
Rechtsgrundlage: § 34c Abs. 1 und 2 GewO
Makler sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz: beim Kauf immer, bei der Vermietung ab einer monatlichen Nettokaltmiete von 10.000 Euro. Sie brauchen ein Risikomanagement mit dokumentierter Risikoanalyse. Unterlagen werden fünf Jahre aufbewahrt, Verdachtsfälle an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) gemeldet.
Rechtsgrundlage: §§ 2 Abs. 1 Nr. 14, 4 ff., 8, 43 GwG
Beim Kauf müssen Makler Käufer und Verkäufer identifizieren, sobald ein ernsthaftes Interesse am Abschluss besteht. Bei Personen geschieht das in der Regel mit einem gültigen Ausweis, bei Unternehmen auch über den wirtschaftlich Berechtigten. Ist die Identifizierung nicht möglich, darf die Geschäftsbeziehung nicht fortgesetzt werden.
Rechtsgrundlage: §§ 10, 11 GwG
Schließt ein Verbraucher einen Maklervertrag per E-Mail, Telefon, über die Website oder außerhalb der Geschäftsräume, hat er in der Regel ein Widerrufsrecht von 14 Tagen. Fehlt die Widerrufsbelehrung, verlängert sich die Frist auf bis zu ein Jahr und 14 Tage. Nach wirksamem Widerruf schuldet der Kunde grundsätzlich keine Provision. Wertersatz kommt nur in Betracht, wenn ordnungsgemäß belehrt wurde und der Kunde ausdrücklich verlangt hat, dass der Makler schon vor Fristende tätig wird.
Rechtsgrundlage: §§ 312b, 312c, 355, 356, 357a BGB; BGH, Urteile vom 07.07.2016, I ZR 30/15 und I ZR 68/15
Makler verarbeiten viele personenbezogene Daten: Kontakte, Anfragen, Ausweiskopien, Finanzierungsunterlagen. Die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage, die Information der Betroffenen, Datenminimierung und Löschung, wenn Daten nicht mehr gebraucht werden. Setzen Sie Dienstleister oder KI-Werkzeuge ein, brauchen Sie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Rechtsgrundlage: Art. 5, 6, 13, 28 DSGVO
Die Ansprache von Menschen, zu denen noch kein Kontakt besteht. Werbeanrufe bei Verbrauchern sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung erlaubt; sie muss dokumentiert und fünf Jahre aufbewahrt werden. Bei Unternehmen reicht eine mutmaßliche Einwilligung. Werbung per E-Mail, SMS oder Messenger braucht grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Briefe und Flyer sind in der Regel erlaubt, außer der Empfänger hat widersprochen oder „Keine Werbung“ am Briefkasten stehen. Unangekündigte Hausbesuche sind heikel und im Einzelfall umstritten. Unerlaubte Werbeanrufe bei Verbrauchern können mit einem Bußgeld bis 300.000 Euro geahndet werden.
Rechtsgrundlage: §§ 7, 7a, 20 UWG
Büro & Prozesse
Customer Relationship Management: die zentrale Datenbank für Kontakte, Objekte, Anfragen und Aktivitäten. Ein gepflegtes CRM zeigt, wer wann was gebraucht hat und was als Nächstes zu tun ist. Es ist die Grundlage für fast jede Automatisierung.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Doppelte Einträge bereinigen, Gesprächsnotizen eintragen und alte Kontakte für eine neue Ansprache vorschlagen.
Ein Kontakt mit möglichem Interesse, etwa eine Anfrage zu einem Objekt, eine Bewertungsanfrage oder eine Empfehlung. Ein Lead ist noch kein Auftrag. Entscheidend ist, wie schnell und wie gut nachgefasst wird.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Neue Leads sofort beantworten und mit allen Angaben ins CRM übertragen.
Die Einschätzung, wie ernst und wie passend ein Lead ist: Zeitrahmen, Budget oder Finanzierung, Motiv und Entscheidungsbefugnis. So konzentriert sich das Team auf Kontakte mit echter Aussicht.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Die wichtigen Fragen stellen, Antworten auswerten und den Lead nach Priorität einordnen.
Die Übersicht aller laufenden Chancen nach Phasen, etwa Erstkontakt, Bewertung, Auftrag, Vermarktung und Notar. Sie zeigt, wo Vorgänge stocken und welcher Umsatz in den nächsten Monaten zu erwarten ist.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Phasen automatisch aktualisieren und auf Chancen hinweisen, die lange stillstehen.
Eine Erinnerung, einen Kontakt zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder aufzunehmen, etwa drei Monate nach einer Bewertung. Ohne Wiedervorlagen gehen viele Chancen verloren, weil niemand nachfasst.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Zum richtigen Zeitpunkt eine passende Nachricht vorbereiten oder senden.
Messbare Werte, die zeigen, wie ein Büro arbeitet, zum Beispiel Zahl der Bewertungen, Quote von Bewertung zu Auftrag, Vermarktungsdauer oder Provision je Auftrag. Wer Kennzahlen regelmäßig ansieht, erkennt Engpässe früh.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Kennzahlen aus CRM und Kalender sammeln und als Wochenbericht zusammenfassen.
Die Einarbeitung neuer Makler und Mitarbeitender: Werkzeuge, Abläufe, Vorlagen und Ansprechpartner. Ein klares Onboarding verkürzt die Zeit, bis jemand eigenständig gute Arbeit leistet.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Fragen zu Abläufen beantworten und neue Kolleginnen und Kollegen durch die ersten Wochen führen.
Die persönliche Marke eines Maklers oder einer Maklerin: wofür die Person steht, wie sie auftritt und wie sie wahrgenommen wird, online und vor Ort. Eigentümer wählen oft einen Menschen, dem sie vertrauen. Persönliche Marke und Marke des Büros ergänzen sich.
Was ein KI-Agent hier übernehmen kann: Beitragsentwürfe im eigenen Ton vorbereiten. Was veröffentlicht wird, entscheiden Sie.
KI & Digital
Ein KI-System, das eine Aufgabe in mehreren Schritten ausführt, zum Beispiel eine Anfrage lesen, Daten im CRM prüfen, antworten und einen Termin vorschlagen. Es arbeitet nach festgelegten Regeln und nur mit den Werkzeugen, auf die es Zugriff hat. Wichtige Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Eine festgelegte Abfolge von Schritten, die bei einem Auslöser startet, etwa: neue Anfrage, Eintrag im CRM, Antwort, Erinnerung nach drei Tagen. Workflows machen Abläufe wiederholbar, egal wer gerade im Büro ist.
Wiederkehrende Aufgaben laufen nach festen Regeln ohne manuelles Zutun ab. Automatisierung eignet sich für klare, häufige Abläufe. Für Gespräche, Verhandlungen und Beratung bleiben Menschen zuständig.
Die Anweisung an eine KI: was sie tun soll, mit welchen Informationen und in welcher Form. Je klarer der Prompt, desto brauchbarer das Ergebnis. In KI-Agenten sind Prompts fest hinterlegt und werden vor dem Einsatz getestet.
Ein Programm, das im Dialog Fragen beantwortet, etwa auf der Website oder im Messenger. Einfache Chatbots folgen festen Antworten, KI-Chatbots formulieren frei. Nutzer sollten erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen.
Generative Engine Optimization: Inhalte so aufbereiten, dass KI-Suchsysteme sie finden, verstehen und als Quelle nennen. Dazu gehören klare Antworten auf echte Fragen, strukturierte Daten und einheitliche Angaben im Netz. Immer mehr Eigentümer stellen ihre Fragen zuerst einer KI.
Eine definierte Verbindung, über die Programme Daten austauschen, etwa CRM, Kalender und Immobilienportale. Über Schnittstellen können KI-Agenten Daten lesen und eintragen, ohne dass jemand sie abtippt. Wie gut eine Schnittstelle ist, bestimmt oft den Aufwand eines Projekts.
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